Arbeitsaufträge in ToolSense ermöglichen es dir, Assets zu reservieren und deren Standort sowie Nutzung zu planen. Sie helfen dabei, Aufgaben zu planen und sorgen für die passende Zuteilung bei verschiedenen Projekten. Mit Arbeitsaufträgen kannst du Verantwortlichkeiten festlegen und Fristen setzen, sodass die Asset-Nutzung strukturiert und übersichtlich geplant und verwaltet werden kann.
Du kannst Arbeitsaufträge in verschiedenen Bereichen der Anwendung erstellen. Hier ist ein kurzer Überblick über die Möglichkeiten:
Direkt vom Tab Arbeitsaufträge:
Geh zum Arbeitsaufträge Tab im Hauptmenü.
Alle existierenden Arbeitsaufträge werden nach Priorität, Ticket-ID und Servicename aufgelistet.
Um einen neuen Arbeitsauftrag zu erstellen, klick auf den Arbeitsauftrag erstellen Button. Es öffnet sich ein Formular mit allen nötigen Infos wie Status, Priorität, Verantwortlicher und Datum.
Über Tickets:
Geh zum Tickets Tab und such das passende Ticket.
Klick auf das Ticket, um daraus einen Arbeitsauftrag zu erstellen. Einige Ticket-Details (z. B. Verantwortlicher, Datum) werden übernommen, aber der Arbeitsauftrag ist eine eigene Einheit mit eigenem Tracking.
Über Asset-Gantt-Diagramm:
Im Assets Bereich ruf die Gantt Chart Ansicht auf, die die Assets auf einer Zeitachse zeigt.
Diese Ansicht hilft dir, Planung und Arbeitsaufträge der Assets einfach visuell zu managen. Du kannst Assets filtern und direkt im entsprechenden Feld Arbeitsaufträge anlegen.
Arbeitsaufträge aus der Asset-Übersicht erstellen:
Arbeitsaufträge kannst du auch direkt aus der Übersicht eines Assets anlegen. Wenn du ein Asset ausgewählt hast, findest du den Tab für Arbeitsaufträge, um dort schnell Aufgaben zu erstellen und zu verwalten.
Status: Benachrichtigungen, Zuständigkeit und Zeitrahmen verwalten
Verantwortliche Person: Weise einen bestimmten Nutzer, ein Team oder einen Ticket-Handler zu, um sicherzustellen, dass der Arbeitsauftrag erledigt wird. Verfügbare Optionen können aus einer Dropdown-Liste gewählt werden.
Follower: Follower, werden über den Fortschritt informiert, ohne direkt für die Aufgabe verantwortlich zu sein. Es können auch externe E-Mail-Empfänger hinzugefügt werden.
Allgemeine Einstellungen:
Kostenstelle & Objet: Lege die Kostenstelle und das Objekt fest und füge eine Beschreibungen hinzu, um zusätzlichen Kontext für den Arbeitsauftrag zu geben.
Hinweis: Beim Verknüpfen eines Objektes in den Allgemeinen Einstellungen, wird eine Eintrag über den Arbeitsauftrag in der Historie des Objektes erscheinen.
Assets:
Du kannst dem Arbeitsauftrag ein oder mehrere Assets hinzufügen. Im Dropdown sieht man, ob ein Asset zu der angegebenen Zeit in Benutzung oder verfügbar ist.
Tagessatz
Lege einen Tagessatz für den Arbeitsauftrag fest, um die Gesamtkosten zu berechnen.
Um die Tagessätze für jedes Asset nachzuverfolgen, erstelle bitte separate Arbeitsaufträge. Danach kannst du nach dem Namen des Arbeitsauftrags filtern, um den kompletten Überblick zu behalten.
Standort:
Füge zusätzliche Objekte oder Adressen für den Arbeitsauftrag hinzu. Du kannst mehrere Standort-Einträge erstellen, um alles umfassend nachzuverfolgen.
Arbeiter
Weise Arbeiter bestimmten Aufgaben im Arbeitsauftrag zu, damit klar ist, wer für was verantwortlich ist. So kannst du steuern, wer für welchen Schritt zuständig ist.
Hinweis: Der Abschnitt Arbeiter hilft dir dabei, Teammitglieder für Aufgaben festzulegen, verschickt aber keine automatischen Benachrichtigungen. Wenn du deine Arbeiter benachrichtigen möchtest, füge sie zu den Feldern Verantwortlich oder Follower hinzu.
Der Übersichts-Tab gibt dir eine Zusammenfassung deines Arbeitsauftrags und verschafft dir schnellen Zugriff auf wichtige Infos wie Status, Zuständigkeit und wichtige Daten. Er ist die zentrale Stelle, um den Gesamtfortschritt und die wichtigsten Details des Auftrags im Blick zu behalten.
Der Historien-Tab zeigt dokumentiert alle Aktionen zum Arbeitsauftrag. Dazu gehören Updates zu Statuswechseln, Änderungen bei der Zuteilung und jede Bearbeitung. Das hilft dir, immer den Überblick zu behalten und den Verlauf des Arbeitsauftrags nachzuvollziehen.
Mit der Handy-App kannst du deine Arbeitsaufträge unterwegs ganz easy checken und verwalten. Du kannst den Status anpassen, Zuständige oder Follower hinzufügen oder entfernen – so hast du deine Aufgaben immer im Griff, auch wenn du nicht am Rechner bist.
Die E-Mail-Benachrichtigung enthält eine ausführliche Zusammenfassung des Arbeitsauftrags, damit alle wichtigen Infos wie Status, Bearbeiter, Daten und beteiligte Assets klar an die Empfänger:innen kommuniziert werden.
