Zusammenarbeit mit Service-Partnern: Prozesse und Kommunikation einrichten

Einführung

Mit ToolSense kann die Zusammenarbeit mit externen Lieferanten und Servicepartnern flexibel gestaltet werden - unabhängig davon, ob diese vollständig ins System eingebunden oder lediglich per E-Mail informiert werden sollen. Als Administrator:in stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung - je nachdem, wie viel Zugriff gewährt werden soll.

Option 1: Servicepartner als Benutzer einladen (Voller Zugriff)

Falls ein Lieferant oder Servicepartner direkten Zugriff auf ToolSense benötigt, etwa zur Ansicht von Assets, Bearbeitung von Tickets oder Aktualisierung von Statusinformationen – kann wie folgt vorgegangen werden:

1. Einen neuen Nutzer als Bearbeiter hinzufügen.

2. Dem Benutzer wird eine Gruppe zugewiesen, die nur relevante Assets enthält.

   • Alternativ kann eine übergeordnete Gruppe (z. B. Root-Gruppe) verwendet werden. Der Zugriff kann dann über Marken eingeschränkt werden – z. B. nur auf Maschinen einer bestimmten Marke.

   • Hierfür wird eine Liste der entsprechenden Markennamen benötigt. Beispiel für „Diversey“:

     • TASKI

     • Taski

     • DIVERSEY

     • Diversey

   • Die Liste wird an den zuständigen Customer Success Manager (CSM) übermittelt, der die Markenzuordnung im System vornimmt.

3. Automatische Benachrichtigungen und Ticket-Zuweisungen werden über Ticket-Handler oder Service-Automatisierungen aktiviert (siehe nächster Abschnitt).

In dieser Konfiguration erhält der Partner vollen Zugriff auf das System sowie alle relevanten Funktionen wie Timelines, Kommentare und Anhänge. So wird eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit ermöglicht.

Option 2: Partner per E-Mail einbinden (Kein Systemzugriff)

Wenn kein direkter Systemzugriff erforderlich ist, der Partner aber dennoch über Ticket-Updates informiert werden soll, kann eine E-Mail-basierte Zusammenarbeit eingerichtet werden:

1. Ein Team wird erstellt, z. B. „Kärcher Service Team“.

2. Die E-Mail-Adresse des Partners wird dem Team hinzugefügt.

   

Nach Erstellung des Teams kann dieses zu Tickets hinzugefügt werden - entweder manuell oder automatisiert:

1. Manuelle Zuweisung

Ein häufiger Anwendungsfall: Das Partner-Team wird während der Ticketbearbeitung manuell hinzugefügt.

2. Automatische Zuweisung

Für die automatisierte Zuweisung gibt es zwei Möglichkeiten:

Automatisierung je Asset-Typ

1. Im gewünschten Asset-Typ kann der Servicepartner im entsprechenden Feld hinterlegt werden.

   

2. Zusätzlich sollte die Zuweisungs-Automatisierung für Services angepasst werden, sodass die Benachrichtigungen automatisch versendet werden.

   

Was passiert als Nächstes:

• Der Partner erhält bei neuen Tickets automatische E-Mail-Benachrichtigungen mit allen relevanten Asset- und Fehlerdetails.

• Antworten auf diese E-Mails werden automatisch in den jeweiligen Ticket-Thread in ToolSense übernommen - inklusive eventueller Anhänge.

Diese Variante eignet sich ideal für Partner, die bevorzugt per E-Mail arbeiten, aber dennoch in den Ticketprozess eingebunden werden sollen.

Brauchst du Hilfe?

Sie sind unsicher, welche Option für Ihren Anwendungsfall am besten geeignet ist? Oder benötigen Sie Zugriffsbeschränkungen basierend auf Marken?

Wenden Sie sich einfach an ToolSense Support oder bei Ihrem Customer Success Manager.