Best-Practice-Gruppenstruktur für Asset-Sichtbarkeit

Zweck:
Diese Anleitung hilft ToolSense-Admins, die Plattform sauber in verschiedenen Regionen, Tochterunternehmen und Teams auszurollen. Durch die richtige Gruppenstruktur stellst du sicher, dass der Nutzerzugriff, die Sichtbarkeit der Assets und die langfristige Skalierbarkeit stimmen.

Wichtiges Prinzip:
Nur Gruppen steuern die Sichtbarkeit von Assets, Tickets und Objekten.
Verwechsele das nicht mit der Teams-Funktion, die nur für Ticketzuweisungen und Benachrichtigungen verwendet wird.

Schritt 1: Verstehe die Grundlagen

Gruppen sind der einzige Mechanismus zum Segmentieren der Sichtbarkeit in ToolSense.
Objekte und Assets müssen korrekt im Gruppenzweig zugewiesen werden, damit Nutzer sie sehen können.

Nicht jede Gruppe braucht einen Nutzer.
Du kannst Zwischengruppen nur zum Organisieren zusammengehöriger Gruppen erstellen (z.B. „Regionalleitung Nord“).

Schritt 2: Plane deine Gruppenstruktur

Fang damit an, die echte Struktur deines Unternehmens zu skizzieren und auf Gruppen abzubilden:

Best Practice: Facility Management (FM)

• Objekte = Reinigungsverträge (z. B. „Stadtkrankenhaus – Standardreinigung“, „Stadtkrankenhaus – Fensterreinigung“)

• Nicht für jedes Objekt eine eigene Gruppe erstellen

• Gleicher physischer Name bei Objekten ist okay, wenn sie unterschiedliche Verträge oder Zugriffsbereiche abbilden

Geräte und Objekte sollten auf die Objektleiter-Ebene
Wenn auf höheren Gruppen (z. B. Werkstatt) zugeordnet, sehen Nutzer darunter (z. B. Objektleiter) nichts

Best Practice: Bau

• Objekte = Bauprojekte (z. B. „Projekt X – Erdarbeiten“)

• Gruppen stehen für Tochterfirmen, technische Einheiten und Poliere

Weisen Sie Objekte/Assets der Polier-Ebene
Zwischengruppen (wie „Region Süd“) sind auch ohne Nutzer praktisch, da sie beim Organisieren und Skalieren helfen

Schritt 3: Gruppen in ToolSense anlegen

1. Gehe zu Admin Panel → Gruppen

2. Klicke + Gruppe hinzufügen

3. Baue die Hierarchie von oben nach unten

4. Nutze Zwischengruppen (z. B. „Region Nord“) auch ohne Nutzer, falls nötig, um große Accounts zu strukturieren

Schritt 4: Objekte anlegen

1. Gehe ins Objekt-Menü

2. Benutz „+ Objekt hinzufügen“ oder Excel-Import

3. Ordne jedem Objekt der untersten Gruppenebene zu, die dafür zuständig ist

Dasselbe physische Objekt kann mehrmals für verschiedene Verträge vorhanden sein
Objekte können direkt beim Asset-Import erstellt werden – sie müssen vorher nicht existieren
Objekte können nicht zu mehr als einer Gruppe gehören

Schritt 5: Assets zuweisen

• Weise Assets am liebsten Objekten zu

  • Objekt → erbt Gruppe

• Oder Assets direkt einer Gruppe zuweisen, wenn kein Objekt gebraucht wird

Regeln:

• Assets sollten auf der untersten Gruppenebene leben (z.B. Objektleiter oder Polier Gruppe)

• Kein Asset kann Objekt A (in Gruppe A) zugewiesen werden und gleichzeitig auch in Gruppe B auftauchen

• Vermeide es, alles nur auf die oberen Gruppenebenen zu legen (Nutzer darunter sehen dann nichts)

Assets/Objekte sollen nicht einfach rumfliegen in hohen Gruppenebenen ohne Grund

Schritt 6: Nutzer zuweisen

1. Geh zu Nutzer

2. Weise jedem Nutzer eine Gruppe

   • Sie bekommen Zugriff auf alles in dieser Gruppe und darunter

3. Du kannst nicht:

   • Nutzer mehreren Gruppen zuordnen

   • Nutzer bestimmten Objekten oder Assets zuweisen

Falls Zugriff auf mehrere Bereiche nötig ist, weise den Nutzer einer gemeinsamen übergeordneten Gruppe zu (du kannst auch unterwegs Gruppen hinzufügen)

Best Practices Zusammenfassung – Gruppenstruktur in ToolSense

• Nutz Gruppen für die Strukturierung von Sichtbarkeit und Zugriff – das ist der einzige Weg, um zu steuern, was Nutzer sehen können.

• Weis Objekte und Assets der untersten Gruppe zu, wo die zuständigen Nutzenden sitzen, damit der Zugriff richtig läuft.

• Erstell Zwischengruppen (z. B. „Nord-Region“), um Untergruppen zu organisieren – auch wenn da keine Nutzer sind.

• Erstell eine benutzerspezifische Gruppe nur, wenn jemand für einen festen Satz Assets verantwortlich ist und nur die sehen soll – sonst bitte keine Gruppen nach Nutzern benennen, das bringt nur Verwirrung.

• Nutz Gruppen, um Rollen, Teams oder regionale Bereiche abzubilden, nicht für physische Orte.

• Verwend die Objektnamen mehrfach mit vertrags-spezifischen Zusätzen (z. B. „Schule A – Standardreinigung“ vs. „Schule A – Fensterreinigung“).

• Bau die Gruppenstruktur von oben nach unten auf und denk dabei direkt daran, zukünftiges Wachstum zu unterstützen.

• Richt deine ToolSense-Struktur an deiner echten Organisation aus (z. B. Tochterfirmen, Werkstätten, Regionen).

• Weis die Nutzenden der Gruppe zu, die zu ihrem Sichtbarkeitsbedarf passt — sie sehen dann alle Daten ab dieser Gruppe nach unten.

• Halte das Teams-Feature getrennt — nutz es wirklich nur für Ticketzuweisungen und Benachrichtigungen, nicht für Sichtbarkeit oder Gruppenstruktur.

Brauchst du Hilfe?

Immer noch unsicher? Melde dich einfach bei deinem ToolSense Customer Success Manager.