🚗 Private & Business Trips

Was sind Privatfahrten?

Wenn ein Firmenfahrzeug für private Zwecke genutzt wird – zum Beispiel für den Arbeitsweg, Erledigungen oder die Nutzung am Wochenende – haben Fahrer das Recht, ihre Standortdaten privat zu halten.

Erste Schritte – Voraussetzungen

Bevor du diese Funktion nutzen kannst, müssen zwei Dinge erfüllt sein:

1. Funktion für deine Organisation aktiviert: Deine Organisationsadministratorin bzw. dein Organisationsadministrator muss die Funktion "Vehicles Work Hours" aktivieren. Wenn du keine Optionen für Fahrtarten siehst, ist diese Funktion möglicherweise nicht aktiv – wende dich an deine Admins.

2. Fahrzeug für private Nutzung konfiguriert: Jedes Fahrzeug muss einzeln von einer Fuhrparkmanagerin bzw. einem Fuhrparkmanager als "privat genutzt" gekennzeichnet werden. Das ist eine Einstellung pro Fahrzeug, weil nicht jedes Fahrzeug in deinem Fuhrpark für die private Nutzung infrage kommt.

Wie Fahrten klassifiziert werden

Fahrten können auf zwei Arten klassifiziert werden:

Automatische Klassifizierung (basierend auf Arbeitszeiten)

Wenn deine Fuhrparkmanagerin bzw. dein Fuhrparkmanager Arbeitszeiten für ein Fahrzeug konfiguriert hat, werden Fahrten automatisch klassifiziert:

Szenario

Klassifizierung

Beispiel: Wenn die Arbeitszeiten Mo–Fr 8:00–17:00 sind, würde eine Fahrt um 19:30 am Dienstag oder jede Fahrt am Samstag automatisch als privat markiert werden.

Manuelle Klassifizierung (durch den Nutzer)

Unabhängig von der automatischen Klassifizierung kannst du den Fahrttyp manuell überschreiben innerhalb von 7 Tagen nach der Fahrt. Das ist nützlich, wenn:

• Du das Fahrzeug aus privaten Gründen während der Arbeitszeit genutzt hast

• Du außerhalb der normalen Arbeitszeiten gearbeitet hast und die Fahrt fälschlicherweise als privat markiert wurde

• Die automatische Klassifizierung nicht zum tatsächlichen Zweck der Fahrt passt

Schritt für Schritt: Einen Fahrttyp ändern

Egal, ob du eine Fahrt von geschäftlich zu privat oder von privat zurück zu geschäftlich umstellst, der Ablauf ist folgender:

1. Wechsle im Hauptmenü zum Bereich Trips.

2. Such die Fahrt, die du ändern möchtest.

   Profi-Tipp: Um bestimmte Einträge zu finden, kannst du die Spalte Trip Type sortieren. Bitte beachte, dass Scannen oder Filtern nach Fahrttyp nicht unterstützt wird.

3. Klick auf die Fahrt, um die Seite Trip Overview zu öffnen.

4. Such oben den Trip Type-Schalter (Business/Private).

5. Wähle den gewünschten Typ. Ein Warnhinweis wird angezeigt.

6. Pflichtkommentar eingeben: Du bist in beiden Fällen verpflichtet, einen Kommentar anzugeben (Wechsel zu Private und Wechsel zurück zu Business), um die Umklassifizierung zu erklären.

7. Klick auf Save.

Was sich ändert, wenn eine Fahrt privat ist

So passiert genau mit den Daten einer Reise, wenn sie als Privat markiert wird:

Reiseübersichtsseite

Element

Dienstreise

Private Reise

Reiseliste / Tabellenansicht

Element

Dienstreise

Privatreise

Kartenansicht (Flottenübersicht)

Private Fahrten werden vollständig entfernt von der Karte. Wenn du dir Fahrzeugrouten auf der Karte anschaust, werden nur Geschäftsfahrten eingezeichnet. Private Fahrten hinterlassen keine Spuren auf der Karte.

Audit Trail & Compliance

Jede manuelle Änderung wird dauerhaft im Fahrzeug-Ereignisverlauf für DSGVO- und Steuerkonformität protokolliert. Dieses Protokoll enthält:

• Wer die Änderung vorgenommen hat und wann.

• Den verpflichtenden Kommentar , der während der Änderung angegeben wurde.

• Die konkrete Aktion (z. B. „Fahrt als Privat markiert“).

Fehlerbehebung & FAQ

Ich sehe den Schalter für den Fahrttyp auf der Fahrtübersichtsseite nicht

Mögliche Ursachen:

1. Die "Vehicles Work Hours" Funktion ist für deine Organisation nicht aktiviert → Wende dich an deine Admins

2. Das Fahrzeug ist nicht als "used privately" markiert → Wende dich an deine Fuhrparkmanager

3. Du hast keine Berechtigung zum Bearbeiten von Fahrten → Wende dich an deine Admins

Der Schalter ist ausgegraut / deaktiviert

Ursache: Die Fahrt ist älter als 7 Tage. Fahrtarten können nur innerhalb der ersten 7 Tage nach Erstellung der Fahrt geändert werden. Diese Einschränkung kann nicht aufgehoben werden.

Ich habe eine Fahrt auf Privat geändert, aber ich sehe den Standort immer noch

Versuch: Aktualisiere die Seite. Die Fahrtenliste und Karte müssen sich vielleicht neu laden, um die Änderung anzuzeigen. Wenn das Problem weiter besteht, wurde die Aktualisierung möglicherweise nicht gespeichert — versuch es noch mal.

Kann mein Manager sehen, dass eine private Fahrt existiert?

Ja. Die Fahrt erscheint weiterhin in der Liste mit Datum, Uhrzeit, Dauer und Entfernung. Nur die Standortdaten werden ausgeblendet. So bleiben die Kilometeraufzeichnungen vollständig, während deine Standort-Privatsphäre geschützt wird.

Kann ich den Fahrtentyp nach 7 Tagen noch ändern?

Nein. Das 7-Tage-Fenster ist eine feste Grenze. Nach 7 Tagen ist die Fahrtklassifizierung dauerhaft. Wenn du nach diesem Zeitraum eine Korrektur brauchst, wende dich an deine Flottenverwaltung — sie muss das eventuell über ein Support-Ticket regeln.

Werden private Fahrten in Kilometerberichten berücksichtigt?

Ja, private Fahrten fließen in die gesamten Kilometer-/Distanzmetriken ein. Nur die Standortdetails (Adressen, Routen) werden ausgeblendet — nicht die Existenz der Fahrt oder die zurückgelegte Strecke.

Was ist, wenn sich Arbeitszeiten ändern – werden bestehende Fahrten neu klassifiziert?

Nein. Die automatische Klassifizierung passiert, wenn eine Fahrt erstellt wird. Wenn du die Arbeitszeiten danach änderst, werden bestehende Fahrten nicht nachträglich neu klassifiziert. Nur neue Fahrten sind davon betroffen.

Glossar

• Geschäftsreise: Eine arbeitsbezogene Reise mit vollständiger Standortsichtbarkeit.

• Private Reise: Eine private Reise, bei der Standortdaten in allen Ansichten verborgen sind.

• Reiseart-Umschalter: Das Steuerelement auf der Übersichtsseite, mit dem zwischen den Arten gewechselt wird.

• Privat genutzt: Eine fahrzeugbezogene Einstellung, die die Funktion „Private Reise“ aktiviert.