Asset Update: Excel Import Tool

Voraussetzungen

Falls noch keine Erfahrung mit unserem Excel-Import-Tool besteht, empfehlen wir zuerst den unten folgenden Artikel zu lesen:

Folge diesen Schritten, um mehrere Assets zu bearbeiten:

1. Liste der Assets filtern und exportieren

• Verwende die Filter, um nur die Assets auszuwählen, die bearbeitet werden müssen.

• Klicke oben rechts in der Asset-Liste auf Mehr .

• Klicke auf Als Excel exportieren.
  

  

2. Bearbeite die Excel-Datei:

• Öffne die exportierte Excel-Datei und bearbeite die Felder, direkt in der Tabelle.

• Beim Bearbeiten von Typen, Kategorien, Objekten und Gruppen:

  • Die letzten Spalten in der exportierten Datei enthalten IDs. Wenn eines dieser Attribute geändert werden sollen, entferne die entsprechenden IDs - sonst werden keine Änderungen übernommen.

    

  • Wenn diese Felder mit schon bestehenden Werten aktualisiert werden, ist es - vor allem bei Typen und Kategorien - ratsam, die ID zu aktualisieren. So können Duplikate vermieden werden, z.B. zwei Typen mit dem Namen “Scheuersaugmaschine“.

• Die Mapping-Übersicht kann bei Gruppen und Objekten verschachtelte Zellen enthalten. Nutze diese, um die Werte richtig zuzuordnen.
  Beispiel:
  Ihre ToolSense Gruppe “Technik” heißt in ihrer Liste Technik-Team. Über das rechte Dropdown Feld kann diese Zuordnung überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

  

Füge immer die Gruppe für jedes Asset hinzu. Wenn die Gruppe fehlt, wird das Asset automatisch der Stammgruppe zugewiesen.

3. Die bearbeitete Datei hochladen

• Öffne die Asset-Liste und klicke oben rechts auf Mehr.

• Klicke auf Assets aktualisieren.

• Lade die aktualisierte Excel-Datei hoch, ordne die Spalten wie nötig zu und bestätige den Import.
  

  

Vorsichtsmaßnahmen während des Update-Prozesses

Damit das Update reibungslos und fehlerfrei läuft, beachte folgende Hinweise:

1. Begrenze die Anzahl der Assets pro Update:

   • Vermeide es, große Mengen an Assets gleichzeitig zu aktualisieren.

   • Filter die Asset-Liste auf eine überschaubare Größe, um Zeit zu sparen und Risiken zu minimieren.

2. Datumsformat-Anforderungen:

   • Nutze das Format TT.MM.JJJJ (z.B. 01.01.2024).

   • Wenn das Datum unvollständig ist (z.B. nur Monat und Jahr), zeigt der Importer einen Fehler an und blockiert das Update.

3. Vermeide Tippfehler in Schlüsselfeldern:

   Tippfehler in diesen Feldern können unerwünschte neue Einträge erstellen und Filter oder Regeln durcheinanderbringen:

   • Kategorie

   • Typ

   • Marke

   • Standort

Wenn du Unterstützung brauchst, melde dich gern bei uns über support@toolsense.io oder schreib uns einfach über die Chat-Funktion unten rechts in deinem ToolSense Browser.