Estructura de grupo recomendada para la visibilidad de activos

Propósito:
Esta guía ayuda a los admins de ToolSense a implementar la plataforma de forma ordenada en distintas regiones, filiales y equipos. Al diseñar la estructura de grupos adecuada, aseguras el acceso correcto de los usuarios, la visibilidad de los activos y la escalabilidad a largo plazo.

Principio clave:
Solo los grupos controlan la visibilidad de activos, tickets y ubicaciones.
No confundas esto con la función Equipos, que solo sirve para asignar tickets y enviar notificaciones.

Paso 1: Entiende lo básico

Los grupos son el único mecanismo para segmentar la visibilidad en ToolSense.
Los sitios y activos se deben asignar correctamente dentro del árbol de grupos para que los usuarios los vean.

No todos los grupos necesitan un usuario.
Puedes crear grupos intermedios solo para organizar grupos relacionados (ej. “Responsables regionales del norte”).

Paso 2: Planea la estructura de tus grupos

Empieza dibujando la estructura real de tu empresa y mapea eso en grupos:

Mejor práctica: Facility Management (FM)

• Sitios = Contratos de limpieza (por ejemplo, “Hospital de la Ciudad – Limpieza Estándar”, “Hospital de la Ciudad – Limpieza de Ventanas”)

• No crees un grupo por cada sitio

• Sitios con el mismo nombre físico están bien si reflejan diferentes contratos o alcances de acceso

Los activos y sitios deberían ir al nivel de Administrador de Sitio
Si los asignas a grupos de nivel superior (por ejemplo, Taller), los usuarios de abajo (por ejemplo, Administradores de Sitio) no van a ver nada

Mejor práctica: Construcción

• Sitios = Proyectos de construcción (por ejemplo, “Proyecto X – Movimiento de tierras”)

• Los grupos representan filiales, equipos técnicos y capataces

Asigna sitios/activos al nivel Encargado
Los grupos intermedios (como “Región Sur”) son útiles incluso sin usuarios, porque ayudan a organizar y escalar

Paso 3: Crear Grupos en ToolSense

1. Ve a Panel de Admin → Grupos

2. Haz clic en + Añadir Grupo

3. Construye la jerarquía de arriba hacia abajo

4. Usa grupos intermedios (por ejemplo, “Región Norte”) aunque no tengan usuarios si hace falta estructurar cuentas grandes

Paso 4: Crear Sitios

1. Ve al menú de Sitios

2. Usa “+ Añadir sitio” o importación de Excel

3. Asigna cada sitio al nivel de grupo más bajo responsable de él

El mismo sitio físico puede existir varias veces para diferentes contratos
Se pueden crear sitios directamente durante la importación de activos — no tienen que existir antes
Un sitio no puede pertenecer a más de un grupo

Paso 5: Asignar activos

• De preferencia asigna activos a sitios

  • Sitio → hereda grupo

• O asigna activos directamente a un grupo si no necesitas ningún sitio

Reglas:

• Los activos deben vivir en el nivel de grupo más bajo (por ejemplo, grupo Site Manager o Polier)

• Ningún activo puede ser asignado a Site A (en el Grupo A) y también aparecer en el Grupo B

• Evita asignar todo a los grupos de alto nivel (los usuarios de abajo no verán nada)

Los activos/sitios no deben quedar sueltos en grupos de alto nivel sin razón

Paso 6: Asigna usuarios

1. Ve a Usuarios

2. Asigna cada usuario a un grupo

   • Tienen acceso a todo lo de ese grupo y abajo

3. No puedes:

   • Asignar usuarios a múltiples grupos

   • Asignar usuarios a sitios o recursos específicos

Si necesitas acceso a varias áreas, asigna el usuario a un grupo padre común (puedes agregar grupos durante el proceso también)

Resumen de mejores prácticas – Estructura de grupos en ToolSense

• Usa grupos para estructurar la visibilidad y acceso – esta es la única forma de controlar lo que los usuarios pueden ver.

• Asigna sitios y activos al grupo de menor nivel donde están los usuarios responsables para asegurar el acceso correcto.

• Crea niveles de grupo intermedios (por ejemplo, “Región Norte”) para organizar subgrupos, incluso si no asignas usuarios ahí.

• Solo crea un grupo específico para un usuario si una persona es responsable de un conjunto definido de activos y solo debe ver esos — si no, evita nombrar grupos con nombres de usuarios para no crear confusión.

• Usa los grupos para reflejar roles, equipos o unidades geográficas, no ubicaciones físicas.

• Reutiliza los nombres de sitios con distinciones específicas por contrato (por ejemplo, “Escuela A – Limpieza Estándar” vs. “Escuela A – Limpieza de Ventanas”).

• Construye la jerarquía de grupos de arriba hacia abajo y piensa por adelantado para soportar el crecimiento futuro.

• Haz que tu estructura en ToolSense se parezca a tu organización real (por ejemplo, filiales, talleres, responsables regionales).

• Asigna usuarios al grupo que refleje lo que necesitan ver — verán todos los datos desde ese grupo hacia abajo.

• Mantén la función de Equipos separada — úsala solo para asignación de tickets y notificaciones, no para visibilidad ni organización de grupos.

¿Necesitas ayuda?

¿Sigues con dudas? Habla con tu Customer Success Manager de ToolSense.