🚗 Viajes privados y de trabajo

¿Qué son los viajes privados?

Cuando se usa un vehículo de la empresa para fines personales —como ir y volver del trabajo, hacer diligencias o usarlo el fin de semana— los conductores tienen derecho a mantener en privado los datos de su ubicación.

Empezando — Requisitos previos

Antes de poder usar esta función, tienen que cumplirse dos cosas:

1. Función activada para tu organización: La persona administradora de tu organización tiene que activar la función "Vehicles Work Hours". Si no ves las opciones de tipo de viaje, es posible que esta función no esté activa; ponte en contacto con tu admin.

2. Vehículo configurado para uso privado: Cada vehículo tiene que estar marcado individualmente como "used privately" por una persona gestora de la flota. Este es un ajuste por vehículo, porque no todos los vehículos de tu flota pueden ser aptos para uso privado.

Cómo se clasifican los viajes

Los viajes se pueden clasificar de dos maneras:

Clasificación automática (basada en el horario laboral)

Si la persona gestora de tu flota ha configurado horario laboral para un vehículo, los viajes se clasifican automáticamente:

Escenario

Clasificación

Ejemplo: Si el horario laboral es de lun a vie de 8:00 a 17:00, un viaje a las 19:30 un martes o cualquier viaje en sábado se marcaría automáticamente como Privado.

Clasificación manual (por el usuario)

Independientemente de la clasificación automática, puedes anular manualmente el tipo de viaje dentro de 7 días del viaje. Esto es útil cuando:

• Usaste el vehículo por motivos personales durante el horario laboral

• Trabajaste fuera del horario normal y el viaje se marcó incorrectamente como Privado

• La clasificación automática no coincide con el propósito real del viaje

Paso a paso: cambiar el tipo de viaje

Tanto si cambias un viaje de Negocios a Privado, como si lo cambias de Privado de nuevo a Negocios, el proceso es el siguiente:

1. Ve a la sección Trips desde el menú principal.

2. Encuentra el viaje que quieres cambiar.

   Consejo pro: Para encontrar entradas específicas, puedes ordenar la columna Trip Type. Ten en cuenta que no se admite escanear o filtrar por tipo de viaje.

3. Haz clic en el viaje para abrir su página de Trip Overview.

4. Ubica el interruptor de Trip Type (Business/Private) en la parte superior.

5. Selecciona el tipo que quieras. Aparecerá un panel de advertencia.

6. Introduce un comentario obligatorio: tienes que añadir un comentario en ambos casos (cambiando a Private y cambiando de nuevo a Business) para explicar la reclasificación.

7. Haz clic en Save.

Qué cambia cuando un viaje es Private

Esto es exactamente lo que pasa con los datos de un viaje cuando se marca como Privado:

Página de resumen del viaje

Elemento

Viaje de negocios

Viaje privado

Lista de viajes / Vista de tabla

Elemento

Viaje de negocios

Viaje privado

Vista de mapa (visión general de la flota)

Los viajes privados se eliminan por completo del mapa. Al ver las rutas de los vehículos en el mapa, solo se dibujan los viajes de trabajo. Los viajes privados no dejan rastro en el mapa.

Historial de auditoría y cumplimiento

Cada cambio manual se registra de forma permanente en el Historial de eventos del vehículo para el cumplimiento de GDPR y de impuestos. Este registro incluye:

• Quién hizo el cambio y Cuándo.

• El comentario obligatorio proporcionado durante el cambio.

• La acción específica (por ejemplo, "Trip marked as Private").

Resolución de problemas y preguntas frecuentes

No veo el cambio de tipo de viaje en la página de resumen de viajes

Posibles causas:

1. La función "Vehicles Work Hours" no está activada para tu organización → Contacta a tu administrador

2. El vehículo no está marcado como "used privately" → Contacta a tu gestor de flota

3. No tienes el permiso para editar viajes → Contacta a tu administrador

El interruptor aparece en gris / desactivado

Causa: El viaje es de hace más de 7 días. Los tipos de viaje solo se pueden cambiar durante los primeros 7 días después de que se creó el viaje. Esta restricción no se puede omitir.

Cambié un viaje a Privado pero todavía puedo ver la ubicación

Prueba: Actualiza la página. Es posible que la lista de viajes y el mapa tengan que recargarse para reflejar el cambio. Si el problema sigue, puede que la actualización no se haya guardado; inténtalo de nuevo.

¿Puede mi jefe ver que existe un viaje Privado?

Sí. El viaje sigue apareciendo en la lista con su fecha, hora, duración y distancia. Solo se ocultan los datos de ubicación. Esto asegura que los registros de kilometraje estén completos mientras se protege la privacidad de la ubicación.

¿Puedo cambiar el tipo de viaje después de 7 días?

No. El periodo de 7 días es un límite estricto. Después de 7 días, la clasificación del viaje es permanente. Si necesitas una corrección después de este periodo, contacta a tu administrador de flota — puede que tengan que gestionarlo mediante un ticket de soporte.

¿Los viajes privados se incluyen en los informes de kilometraje?

Sí, los viajes privados cuentan para las métricas de kilometraje/distancia total. Solo se ocultan los detalles de ubicación (direcciones, rutas), no la existencia del viaje ni la distancia.

¿Qué pasa si cambian las horas de trabajo? ¿Los viajes existentes se reclasifican?

No. La clasificación automática ocurre cuando se crea un viaje. Cambiar las horas de trabajo después no reclasifica de forma retroactiva los viajes existentes. Solo se ven afectados los viajes nuevos.

Glosario

• Business Trip: Un viaje relacionado con el trabajo con visibilidad completa de la ubicación.

• Private Trip: Un viaje personal donde los datos de ubicación están ocultos en todas las vistas.

• Trip Type Toggle: El control en la página de resumen que se usa para cambiar entre tipos.

• Used Privately: Una configuración a nivel de vehículo que habilita la función de Viaje Privado.