Bienvenue sur ToolSense : ToolSense – Aperçu rapide pour les partenaires de service et les OEM

Ce guide est destiné aux partenaires de service, aux prestataires de maintenance et aux OEM qui travaillent avec des clients utilisant ToolSense pour la gestion des équipements et des services.

ToolSense est le système que ton client utilise pour gérer les machines, les tickets de service et la documentation technique. En tant que partenaire externe, tu peux interagir avec ToolSense pour enregistrer des machines, gérer des tickets de service et effectuer ou documenter des contrôles – avec ou sans ton propre accès ToolSense, selon la configuration convenue avec ton client.

À quoi tu utiliseras généralement ToolSense

En tant que partenaire de service ou OEM, tu peux être impliqué dans les activités suivantes :

• Enregistrer de nouvelles machines à l’aide de codes QR

• Recevoir et traiter des tickets de service (par e-mail ou directement dans ToolSense)

• Installer et enregistrer des appareils IoT sur les machines

• Réaliser et documenter des contrôles attribués par le client

Ce guide te présente pas à pas les flux de travail les plus courants et te montre comment travailler efficacement avec ToolSense au quotidien.

Si quelque chose dans ce guide n’est pas clair ou si un accès manque, ton contact principal est toujours ton client. Le support ToolSense est disponible pour une assistance technique si nécessaire.

Ce dont tu as besoin pour commencer

Avant de travailler avec ToolSense, assure-toi d’avoir les éléments suivants de ton client :

• Codes QR pour les machines (ou la confirmation que des codes QR sont déjà attachés)

• Ton adresse e-mail de service enregistrée pour la communication des tickets

• Données d’accès (uniquement si tu vas te connecter à ToolSense)

• Clarté sur les responsabilités, par ex. :

  • Pour quelles machines tu es responsable

  • Si on attend de toi que tu crées toi-même les équipements

  • Si tu dois clôturer les tickets ou seulement donner un retour

Si l’un de ces éléments manque, contacte ton client avant de commencer.

1. Enregistrer de nouvelles machines avec des codes QR

Utilise ce processus lorsque tu livres ou mets en service de nouvelles machines qui ne sont pas encore enregistrées dans ToolSense.

1. Récupère les QR codes auprès de ToolSense ou de ton client.

2. Colle le code QR sur la machine.

3. Dans l’appli ToolSense, appuie sur l’icône du code QR (en haut à droite).

   

4. Scanne le code QR avec ton smartphone.

5. Remplis les détails de l’actif :

   • Numéro de série

   • Type de machine

   • Emplacement

   • IMEI (si l’IoT est installé)

   • Photo de l’actif

Présentation vidéo : Configuration du QR Code

2. Travailler avec les tickets de service

Les tickets de service sont utilisés pour signaler, suivre et résoudre les problèmes de machines. Selon ta configuration, tu peux travailler avec les tickets par e-mail ou directement dans ToolSense.

Option A – Flux de travail par e-mail (aucune connexion nécessaire)

1. Le client signale un problème de machine via ToolSense.

2. Tu reçois un e-mail de ticket avec :

   • Infos sur la machine

   • Détails du problème

   • Emplacement

3. Réponds directement à l’e-mail :

   • Ta réponse apparaît automatiquement dans ToolSense.

4. Optionnel :

   • Transfère les e-mails de ticket dans ton propre système (par ex. Salesforce).

Astuce pro
Tu peux changer le statut du ticket en ajoutant l’une de ces commandes dans ton email de réponse :
/inprogress | /close | /reject | /hold | /requestinformation | /requestapproval | /open

Exclure la signature
Commence ta signature d’email par -- pour l’exclure du commentaire du ticket.

Option B – Compte ToolSense

1. Connecte-toi sur : my.toolsense.io

2. Va dans :

   • Tickets → gère les tickets qui te sont attribués

   • Assets → consulte les détails des machines

3. Ajoute des commentaires, charge des fichiers ou ferme des tickets.

Sinon, tu peux aussi interagir avec les tickets par email comme montré ci-dessus.

Présentation vidéo : Gestion des tickets et communication

3. Installation des appareils IoT

Suis ces étapes quand une machine est équipée d’un appareil IoT ToolSense pour le suivi ou la collecte de données.

1. Commande des unités IoT auprès de ToolSense ou de ton OEM.

2. Installe le matériel IoT conformément au manuel d’installation.

3. Enregistre la machine dans ToolSense :

   • Ajoute le numéro de série, le type et l’emplacement.

   • Saisis le numéro IMEI de l’unité IoT.

4. Si la machine existe déjà dans ToolSense :

   • Ajoute simplement le numéro IMEI à l’actif existant.

Tutoriel vidéo : IoT Installation Guide

Qui contacter si quelque chose n’est pas clair ?

Questions sur le processus (tickets, responsabilités, accès) : contacte ton interlocuteur client
Problèmes techniques avec ToolSense : le support ToolSense

• support@toolsense.io

• Icône de chat dans ToolSense