🏗️ Structure de Groupe Recommandée pour une bonne gestion des Assets

Objectif :

Ce guide aide les administrateurs ToolSense à déployer la plateforme correctement à travers chaque région, agence et équipe. En concevant une structure de groupe adaptée, vous assurez un accès utilisateur correct, une bonne visibilité des assets et une gestion des tickets simplifiée.

Principe Clé :

La structure de groupes contrôle la visibilité des assets, tickets et sites.
Ne confondez pas cela avec la fonction Équipes, qui sert uniquement à l’affectation des tickets et aux notifications.

Étape 1 : Comprendre les Bases

Les groupes sont le seul mécanisme pour segmenter la visibilité dans ToolSense.
Les sites et assets doivent être affectés correctement dans l’arborescence des groupes pour être visibles par les utilisateurs.

Tous les groupes n’ont pas besoin d’utilisateurs.
Vous pouvez créer des groupes intermédiaires uniquement pour organiser d’autres groupes (ex. : “Responsables Région Nord”).

Étape 2 : Planifiez votre Structure de Groupes

Commencez par esquisser la structure réelle de votre entreprise, puis convertissez-la en groupes :

Bonnes pratiques : Facility Management (FM)

• Sites = Contrats de nettoyage (ex. : “Hôpital – Nettoyage standard”, “Hôpital – Nettoyage vitres”)

• Ne créez pas un groupe par site

• Des sites avec le même nom physique sont acceptés s'ils reflètent des contrats ou portées d’accès différents

• Assets et sites doivent être affectés au niveau du Responsable d’exploitation

• Si affectés à des groupes de niveau supérieur (ex. : Atelier), les utilisateurs en dessous (ex. : Responsables d’exploitation) ne verront rien

Bonnes pratiques : Construction

• Sites = Projets de construction (ex. : “Projet X – Terrassement”)

• Les groupes représentent les filiales, unités techniques, chefs de chantier

• Affectez les sites/assets au niveau Chef de chantier

• Les groupes intermédiaires (ex. : “Région Sud”) sont utiles même sans utilisateurs — ils aident à organiser et à évoluer

Étape 3 : Créez les Groupes dans ToolSense

• Allez dans le Panneau d'administration → Groupes

• Cliquez sur + Ajouter un groupe

• Construisez la hiérarchie de haut en bas

• Utilisez des groupes intermédiaires (ex. : “Région Nord”) même sans utilisateurs si nécessaire pour structurer les comptes complexes

Étape 4 : Créez les Sites

• Allez dans le menu Sites

• Utilisez “+ Ajouter un site” ou l’importation Excel

• Affectez chaque site au niveau de groupe le plus bas possible

Règles :

• Un même site physique peut exister plusieurs fois pour différents contrats

• Les sites peuvent être créés directement lors de l’import d’assets — ils ne doivent pas exister avant

• Un site ne peut appartenir qu’à un seul groupe
  

Étape 5 : Affectez les Assets

• Préférez affecter les assets à des sites

  • Le site implique l’affectation au groupe

• Ou affectez-les directement à un groupe si aucun site n’est nécessaire

Règles :

• Les assets doivent se trouver dans le groupe de niveau le plus bas (ex. : Responsable de site ou groupe Chef de chantier)

• Aucun asset ne peut être affecté au Site A (dans le Groupe A) et être aussi visible dans le Groupe B

• Évitez d’affecter tous les assets à des groupes de haut niveau (les utilisateurs en dessous ne verront rien)

• Les assets/sites ne doivent pas être laissés dans des groupes de haut niveau sans raison

Étape 6 : Affectez les Utilisateurs

• Allez dans Utilisateurs

• Affectez chaque utilisateur à un seul groupe

  • Ils ont accès à tout dans ce groupe et ses sous-groupes

Vous ne pouvez pas :

• Affecter un utilisateur à plusieurs groupes

• Affecter un utilisateur à des sites ou assets spécifiques

Solutions :

• Si un utilisateur a besoin d'accéder à plusieurs zones, affectez-le à un groupe parent commun (vous pouvez créer de nouveaux groupes si nécessaire)

Résumé des Bonnes Pratiques – Structure de Groupes dans ToolSense

• Utilisez les groupes pour structurer la visibilité et l’accès — c’est le seul moyen de contrôler ce que les utilisateurs voient

• Affectez les sites et assets au groupe de niveau le plus bas où se trouvent les utilisateurs responsables

• Créez des groupes intermédiaires (ex. : “Région Nord”) pour organiser les sous-groupes, même sans utilisateurs

• Ne créez un groupe utilisateur spécifique que si la personne est responsable d’un ensemble défini d’assets — évitez de nommer les groupes d’après des noms d’utilisateurs

• Utilisez les groupes pour refléter les rôles, les équipes ou les entités géographiques, pas pour représenter des lieux physiques

• Réutilisez les noms de sites avec des distinctions liées aux contrats (ex. : “École A – Nettoyage standard” vs. “École A – Nettoyage vitres”)

• Construisez la hiérarchie de groupes de haut en bas et pensez à l’évolutivité future

• Faites correspondre votre structure ToolSense à votre organisation réelle (ex. : filiales, ateliers, responsables régionaux)

• Affectez les utilisateurs au groupe qui reflète leurs besoins en matière de visibilité — ils verront toutes les données de ce groupe vers le bas

• Gardez la fonctionnalité Équipes séparée — elle est utilisée uniquement pour les tickets et notifications, pas pour la visibilité ou la structuration des groupes

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