Importer des Assets avec l’outil d’importation Excel

Prérequis et préparation

Pour utiliser la fonction d’importation Excel, clique sur le bouton Plus en haut à droite et sélectionne Importer des Assets.

Là, tu pourras télécharger un Template Excel d'import. Tu peux entrer tes données dans ce tableau ou t’en inspirer pour “corriger” ta propre liste Excel.

Dans ce secon cas, on conseille de renommer les titres de colonne dans ton fichier pour qu’ils correspondent aux noms utilisés dans ToolSense Assets (ex : modèle = type, numéro d'identification = numéro de série).

Importation étape par étape

1. Importer le fichier

Importe ton fichier d’équipements. Tu peux juste glisser-déposer ton fichier ou le choisir avec le bouton « Sélectionner le fichier ».

2. Associe les champs entre eux

Tu vois maintenant l’aperçu des associations des champs entre eux.
Si tu as utilisé le modèle d’import ou fais correspondre tes titres de colonnes avec nos noms de champs, ToolSense va automatiquement suggérer les bonnes associations. Tu dois juste les vérifier rapidement.

Si tu utilises ton propre fichier sans faire correspondre les titres de colonnes, prends le temps de vérifier tous les champs concernés et de les associer comme il faut. Sinon, le système risque de ne pas reconnaître correctement les données ou des les importer dans un autre champ.

Dans la vue d’association :

• La partie gauche affiche les titres de colonnes de ton fichier importé.

• Le menu déroulant de droite te permet de choisir les champs d’équipement ToolSense correspondants.

3. Vérifier

Tu verras ensuite un dernier aperçu. Le système t’alertera si des erreurs sont détectées (par exemple, des numéros de série manquants).

Clique sur Erreurs en haut pour voir tous les soucis trouvés.

L’aperçu fonctionne comme un tableur : tu peux modifier les données directement si tu as juste besoin de corriger deux-trois petites erreurs.

Tu peux supprimer ou dupliquer des lignes.

Tu peux exporter une liste avec les messages d’erreur pour la modifier ou contacter notre équipe support si tu as besoin d’aide.

Pour toutes les données relationnelles (types, catégories, sites, groupes…), ToolSense utilise des codes couleur :

• Cellules jaunes indiquent des valeurs qui correspondent à des données déjà présentes dans le système (par exemple, « catégorie : voiture » existe déjà - elle sera réutilisée).

• Cellules bleues indiquent de nouvelles valeurs qui vont être créées.

Pour éviter de créer des doublons non voulus, vérifie que les données ont bien été associées.

4. Importation

S’il n’y a pas d’erreurs, clique sur Terminer Importation puis confirme en cliquant sur Soumettre et c’est fini !

Si tu as besoin d’aide, contacte-nous sur support@toolsense.io ou envoie-nous un message avec la fonctionnalité de chat en bas à droite dans ton navigateur ToolSense.