Comment mettre à jour plusieurs assets avec notre outil d'importation Excel

Prérequis

Si tu ne connais pas encore notre Importer Excel, lis d’abord l’article ci-dessous.

Suis ces étapes pour modifier plusieurs Assets :

1. Filtre et exporte la liste des Assets

• Utilise les filtres pour sélectionner seulement les assets à modifier.

• Clique sur Plus en haut à droite de la liste des Assets.

• Clique sur Exporter Excel.
  

  

2. Modifie le fichier Excel :

• Ouvre le fichier Excel exporté et modifie directement dans le tableur les champs que tu veux changer.

• Quand tu modifies Types, Catégories, Groupes ou Sites :

  • Les dernières colonnes du fichier exporté contiennent les IDs pour ces attributs. Si tu veux modifier ces valeurs, tu dois supprimer les IDs correspondants - sinon, aucun changement ne sera appliqué.

    

  • Si tu mets à jour ces champs avec des valeurs déjà existantes, c’est mieux de mettre à jour l’ID pour éviter les doublons. Si tu ne le fais pas – vérifie les cellules jaunes dans le tableau d’import pour t’assurer que tes données sont bien associées.

  • L’aperçu de correspondance peut inclure des cellules imbriquées pour les sites et groupes. Utilise-les pour bien ajuster la correspondance.
    Exemple : ton groupe ToolSense « Technic » s’appelle « Technical Team », assure-toi que ces valeurs correspondent et ajuste via le menu déroulant si besoin

  

Pense toujours à ajouter le Groupe pour chaque équipement. Si le groupe est manquant, l’équipement sera automatiquement affecté au groupe racine.

3. Ouvre la “Mise à jour des assets” et rentre le fichier modifié

• Ouvre la liste d’assets et clique sur Plus en haut à droite.

• Clique sur Mettre à jour les assets.

• Upload le fichier Excel mis à jour, fais la correspondance des colonnes si besoin, puis confirme l’import.

Précautions pendant la mise à jour

Pour que la mise à jour se passe sans accroc et sans erreur, suis ces conseils :

1. Limite le nombre de ressources par mise à jour :

   • Évite de mettre à jour un grand nombre de ressources en même temps.

   • Filtre la liste des ressources pour qu’elle soit gérable afin de gagner du temps et de limiter les risques.

2. Exigences sur le format de date :

   • Utilise le format JJ.MM.AAAA (par exemple : 01.01.2024).

   • Si la date est incomplète (par ex. juste le mois et l’année), l’importeur va afficher une erreur et bloquer la mise à jour.

3. Évite les fautes de frappe dans les colonnes clés :

   Des fautes de frappe dans les champs suivants peuvent créer de nouvelles entités non voulues et casser les filtres ou règles :

   • Catégorie

   • Type

   • Marque

   • Emplacement

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