Wie man Ansichten in ToolSense erstellt und verwaltet

Einführung

Ansichten helfen dir, Listen an deinen Workflow anzupassen, indem du Filter und Spaltenkonfigurationen an einem Ort speicherst. Anstatt immer wieder die gleichen Suchen neu zu bauen, kannst du schnell zwischen Ansichten wechseln, um genau die Daten zu finden, zu teilen oder zu exportieren, die du brauchst.

Sie sind besonders nützlich, wenn du mit Datums- und Zahlenfiltern arbeitest, zum Beispiel um auslaufende Mietverträge, anstehende Inspektionen oder kostenintensive Assets zu verfolgen.

Ansichten können sein:

• Persönlich, für deine eigene tägliche Arbeit

• Geteilt, damit Teams und Untergruppen mit einheitlichen Asset-Listen arbeiten

• Ausgeblendet, wenn du bestimmte Standard- oder geteilte Ansichten nicht brauchst

Mit Ansichten schaffst du übersichtliche, wiederverwendbare Sichten, die Effizienz, Transparenz und Zusammenarbeit teamübergreifend verbessern.

Im nächsten Abschnitt erfährst du Schritt für Schritt, wie du Ansichten erstellst, verwaltest und nutzt.

Eine Ansicht erstellen

Du kannst entweder eine völlig neue Ansicht erstellen oder eine bestehende duplizieren. Das Duplizieren ist besonders praktisch, wenn du mehrere Ansichten mit ähnlichen Filtern und nur kleinen Unterschieden bei den Werten anlegen möchtest.

Von Null anfangen

1. Klicke auf „Neue Ansicht hinzufügen“ in der Ansichten-Leiste.

2. Gib einen Namen für deine Ansicht ein (Pflichtfeld).

3. Klicke auf „Neue Ansicht speichern“.

Standardmäßig sind neue Ansichten nicht geteilt und nur für dich aktiv, das heißt, nur du kannst sie sehen.

Eine bestehende Ansicht duplizieren

Statt ganz von vorne anzufangen, kannst du eine bestehende Ansicht mit allen ihren Einstellungen und Filtern duplizieren und dann anpassen.

1. Klicke auf den Pfeil neben der Ansicht, die du duplizieren möchtest.

2. Wähle „Ansicht duplizieren“.

   

3. Füge weitere Filter hinzu oder passe die ausgewählten Spalten an. (siehe unten)

4. Speichere die Ansicht.

Achtung: Wenn du eine geteilte Ansicht duplizierst und Freigaberechte hast, wird die duplizierte Ansicht auch mit anderen geteilt.

Passe deine Ansicht an

Du kannst deine Ansichtsleiste organisieren, Filter anpassen und Sichtbarkeitseinstellungen konfigurieren, um alles übersichtlich und handhabbar zu halten.

Filter festlegen

1. Öffne die Ansicht, die du anpassen willst.

2. Klick auf Filter.

3. Setze einen oder mehrere Filter, um deine Asset-Liste einzugrenzen.

4. Klick auf Speichern im Ansichts-Popup.

Mehr über Filter erfährst du im Artikel unten:

Organisiere deine Spalten

Du kannst deine Ansicht noch weiter anpassen, indem du Spalten ausblendest und ihre Reihenfolge änderst.

So öffnest du den Spalten-Editor:

• Klick auf den Pfeil neben dem Ansichts-Namen

• Wähle Spalten auswählen

Hier kannst du die Spalten nach deinen Bedürfnissen anordnen und ausblenden.

Spalten ein- und ausblenden

Der Spalten-Editor unterscheidet zwischen sichtbaren Spalten und unsichtbaren Spalten.
Standardmäßig sind alle Spalten sichtbar. Du kannst einzelne Spalten auswählen oder alle auf einmal auswählen.

Spalten anordnen

Zieh Spalten per Drag and Drop, um ihre Reihenfolge zu ändern und die wichtigsten Infos nach vorne zu holen.

Ansicht speichern

Wenn du fertig bist mit dem Bearbeiten der Spalten, speichere deine Änderungen:

1. Schließe den Spalten-Editor, indem du auf das X klickst oder irgendwo außerhalb davon.

2. Öffne das Ansichts-Popup und klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

   

Profi-Tipp:
Um Spalten fix zu reduzieren, markiere alle Spalten, blende sie aus und zeige dann nur die Spalten, die du wirklich brauchst.

Eine bestehende Ansicht aktualisieren

Du kannst Folgendes aktualisieren:

• Ansichtsname

• Anzeigemodus

• Freigabestatus (Geteilt Nicht geteilt)

• Aktiv für mich (Sichtbarkeit der Ansicht umschalten)

• Sichtbare Spalten und ihre Reihenfolge

• Standardsortierung

• Aktive Filter

• Suchbegriff

Hinweis: Wenn du etwas änderst, erscheint ein roter Punkt auf dem Ansichts-Tab, der anzeigt, dass es nicht gespeicherte Änderungen gibt.

Änderungen an deiner Ansicht werden nicht automatisch gespeichert. Du musst sie manuell speichern.

Um zu speichern:

1. Öffne das Ansichts-Popup.

2. Klick auf Speichern.

Nicht gespeicherte Änderungen verwerfen

• Wenn du die Seite verlässt, ohne zu speichern, gehen Änderungen automatisch verloren.

• Um nicht gespeicherte Änderungen manuell zu verwerfen, klick auf den Verwerfen-Button im Ansichts-Popup.

Eine Ansicht löschen

1. Öffne das Ansichts-Popup.

2. Klicke auf Löschen.

3. Löschen bestätigen.

Wichtig:

• Wenn du keine Freigaberechte hast, kannst du nur Ansichten löschen, die du selbst erstellt hast.

• Mit Freigaberechten kannst du beliebige Ansichten in deiner Gruppe löschen.

• Wenn du eine geteilte Ansicht löschst, wird sie für alle entfernt.

• Statt zu löschen, überleg, die Ansicht auszublenden (siehe unten stehenden Artikel).

Organisiere deine Ansichten

Wenn du nicht alle verfügbaren Ansichten sehen musst, kannst du sie für dich ausblenden oder umsortieren, damit die wichtigen Infos auf einen Blick sichtbar bleiben.

Eine Ansicht ausblenden

1. Klicke auf den Pfeil neben der Ansicht, die du verwalten willst.

2. Aktivier das Kästchen mit der Beschriftung "Für mich aktivieren", um die Ansicht für dich zu deaktivieren.

3. Klicke auf „Speichern“, um deine Änderungen zu übernehmen.

Eine Ansicht einblenden

• Klick auf den "Alle anzeigen"-Schalter, um alle Ansichten (auch die versteckten) zu sehen.

• Um die Ansicht einzublenden:

  1. Klick auf den Pfeil neben der Ansicht, die du verwalten willst.

  2. Mach das Häkchen bei "Für mich aktivieren" weg.

  3. Klick auf Speichern.

Ordne deine Ansichten neu an

Zieh Ansichten einfach in der Ansichtsleiste per Drag-and-drop, um sie neu zu sortieren.

Wenn du Hilfe brauchst oder Fragen hast, meld dich einfach bei uns unter support@toolsense.io oder nutz den Chat unten rechts im ToolSense-Browser.