Cómo colaborar con socios de servicios externos en ToolSense

ToolSense te permite colaborar fácilmente con socios de servicio externos reenviándoles los tickets. Puedes elegir reenviar los tickets solo por email (como destinatarios) o directamente dentro de la plataforma de ToolSense agregándolos como usuarios. Aquí tienes una guía paso a paso para que configures esto de forma efectiva:

Opción 1: Reenviar tickets por email

1. Crea un equipo para el socio de servicio

   • Navega al menú de Equipos en tu cuenta de ToolSense.

   • Crea un equipo con el nombre del socio de servicio externo (por ejemplo, "Diversey").

2. Agrega direcciones de correo

   • Agrega todas las direcciones de correo electrónico relevantes al equipo para asegurarte de que todos los necesarios reciban las solicitudes de ticket.

3. Reenvía los tickets

   • Al crear o actualizar un ticket, selecciona el equipo del socio de servicio como destinatario. Los detalles del ticket se enviarán a las direcciones de correo listadas.

   • Los socios de servicio interactuarán con el sistema por medio de respuestas por email. Sus respuestas se guardarán automáticamente en el historial del ticket dentro de ToolSense.

Opción 2: Añadir socios de servicio como usuarios en ToolSense

Para permitir que los socios de servicio externos trabajen directamente en ToolSense, sigue estos pasos:

Paso 1: Contacta a tu Customer Success Manager (CSM)

• Comunícate con tu Customer Success Manager (CSM) asignado y pásale la siguiente información:

  • El nombre del socio de servicio.

  • Configuraciones de marca relevantes (ver Paso 2).

Paso 2: Define las configuraciones de marca

Para asegurarte de que los socios de servicio puedan ver las máquinas correctas en ToolSense:

• Revisa los nombres de marca asociados con las máquinas del socio de servicio.

• Proporciona a tu CSM la lista de todas las variaciones necesarias del nombre de marca. Por ejemplo, para "Diversey," la lista podría incluir:

  • TASKI

  • Taski

  • DIVERSEY

  • Diversey

Tu CSM configurará los ajustes de marca en ToolSense para el grupo de socios de servicio.

Paso 3: Añadir usuarios al grupo

• Una vez que tu CSM haya configurado el grupo y los ajustes:

  • Ve a la Usuarios sección en tu cuenta.

  • Invita a los miembros del equipo del socio de servicio como Editores al grupo recién creado. Recibirán una invitación por correo para unirse a ToolSense.

Para más información sobre cómo añadir nuevos usuarios a tu cuenta, revisa el artículo de abajo.

Paso 4: Activa la gestión de tickets

• Después de que el grupo esté activo y que los usuarios hayan sido añadidos:

  • Activa la gestión de tickets para este grupo.

  • Configura el grupo para poder seleccionarlo como receptor de tickets dentro de la plataforma. Este paso lo puedes hacer tú o tu CSM.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué pasa cuando reenvío un ticket por email?

Al reenviar tickets por email, el socio de servicio recibe un correo con todos los detalles del ticket. Puede responder al correo del ticket para actualizarlo o hacer lo que necesite fuera de línea. Sus respuestas se guardarán en el historial del ticket dentro de ToolSense.

2. ¿Puedo hacer seguimiento al progreso del ticket si el socio trabaja por email?

Sí, puedes ver todas las actualizaciones hechas al ticket directamente en ToolSense. Cualquier respuesta por correo del socio de servicio se guarda dentro del historial del ticket.

3. ¿Cómo me aseguro de que los socios de servicio solo vean las máquinas relevantes?

Los ajustes de marca del Paso 2 te permiten filtrar la visibilidad de las máquinas para grupos específicos. Asegúrate de incluir todas las variaciones del nombre de la marca y de avisar a tu CSM.

Si necesitas ayuda, no dudes en contactarnos vía support@toolsense.io o mándanos un mensaje usando la función de chat en la esquina inferior derecha de tu navegador ToolSense.