Comment collaborer avec des partenaires de service externes dans ToolSense

ToolSense facilite la collaboration avec des partenaires de service externes en leur transférant des tickets. Tu peux choisir de transférer les tickets par e-mail uniquement (comme destinataires) ou directement sur la plateforme ToolSense en les ajoutant comme utilisateurs. Voici un guide étape par étape pour t'aider à configurer tout ça facilement :

Option 1 : Transférer les tickets par e-mail

1. Créer une équipe pour le partenaire de service

   • Va dans le menu Équipes sur ton compte ToolSense.

   • Crée une équipe avec le nom du partenaire de service externe (par exemple, "Diversey").

2. Ajouter des adresses e-mail

   • Ajoute toutes les adresses e-mail nécessaires à l'équipe pour être sûr que tous les destinataires reçoivent les demandes de tickets.

3. Transférer les tickets

   • Quand tu crées ou mets à jour un ticket, choisis l'équipe du partenaire de service comme destinataire. Les détails du ticket seront envoyés aux adresses e-mail listées.

   • Les partenaires de service vont échanger avec le système via des réponses e-mail. Leurs réponses seront automatiquement enregistrées dans l'historique du ticket sur ToolSense.

Option 2 : Ajouter des partenaires de service comme utilisateurs dans ToolSense

Pour permettre à des partenaires de service externes de travailler directement dans ToolSense, suis ces étapes :

Étape 1 : Contacte ton Customer Success Manager (CSM)

• Contacte ton Customer Success Manager (CSM) assigné avec les infos suivantes :

  • Le nom du partenaire de service.

  • Les paramètres de marque concernés (voir Étape 2).

Étape 2 : Définit les paramètres de marque

Pour t’assurer que les partenaires de service voient les bonnes machines dans ToolSense :

• Vérifie les noms de marque associés aux machines du partenaire de service.

• Donne la liste de toutes les variantes nécessaires des noms de marque à ton CSM. Par exemple, pour "Diversey", la liste peut inclure :

  • TASKI

  • Taski

  • DIVERSEY

  • Diversey

Ton CSM va configurer les réglages de marque dans ToolSense pour le groupe de partenaires de service.

Étape 3 : Ajoute des utilisateurs au groupe

• Quand le groupe et les réglages sont configurés par ton CSM :

  • Va dans la Users section de ton compte.

  • Invite les membres de l’équipe du partenaire de service comme Editors dans le nouveau groupe créé. Ils recevront une invitation par mail pour rejoindre ToolSense.

Pour plus d’infos sur l’ajout de nouveaux utilisateurs à ton compte, consulte l’article ci-dessous.

Étape 4 : Activer la gestion des tickets

• Une fois que le groupe est actif et que les utilisateurs ont été ajoutés :

  • Active la gestion des tickets pour ce groupe.

  • Configure le groupe pour qu’il soit sélectionnable comme destinataire d’un ticket dans la plateforme. Cette étape peut être faite par toi ou par ton CSM.

FAQ

1. Que se passe-t-il quand je transfère un ticket par e-mail ?

Quand tu transfères des tickets par e-mail, le partenaire de service reçoit un mail avec tous les détails du ticket. Il peut répondre à l’e-mail pour mettre à jour le ticket ou agir hors ligne. Ses réponses seront enregistrées dans l’historique du ticket dans ToolSense.

2. Est-ce que je peux suivre l’avancement du ticket si le partenaire utilise l’e-mail ?

Oui, tu peux suivre toutes les mises à jour du ticket directement dans ToolSense. Toutes les réponses par mail du partenaire seront ajoutées dans l’historique du ticket.

3. Comment faire pour que les partenaires de service voient seulement les machines concernées ?

Les réglages de marque dans l’étape 2 te permettent de filtrer la visibilité des machines pour certains groupes. Assure-toi d’inclure et de communiquer à ton CSM toutes les variantes de nom de marque concernées.

Si tu as besoin d'aide, tu peux nous contacter à support@toolsense.io ou nous envoyer un message via la fonction de chat en bas à droite de ton navigateur ToolSense.