Comment configurer la communication avec les partenaires de service

Introduction

ToolSense te permet de collaborer facilement avec tes fournisseurs et partenaires de service externes – que tu veuilles les intégrer complètement dans le système ou juste les tenir informés par e-mail. En tant que utilisateur admin, tu as plusieurs façons de les inclure, selon le niveau d’accès que tu veux leur donner.

Inviter le partenaire de service comme utilisateur (accès complet)

Si ton fournisseur ou partenaire de service a besoin d’accéder à ToolSense – comme pour voir les équipements, gérer les tickets ou mettre à jour les statuts :

1. Créer un nouvel utilisateur avec un rôle Éditeur.

2. Assigne-les à un groupe qui inclut seulement les assets concernés.
   Sinon, tu peux les mettre dans le groupe racine ou un groupe plus haut dans la hiérarchie et limiter leur accès à certaines marques d’assets (par exemple, seulement les assets de la marque Kärcher). Pour faire ça, regarde les noms de marques associés aux machines du partenaire de service et donne la liste de toutes les variantes de noms de marque nécessaires à ton CSM. Par exemple, pour « Diversey », la liste peut inclure :

   • TASKI

   • Taski

   • DIVERSEY

   • Diversey

   Ton CSM va configurer les réglages de marque dans ToolSense pour le groupe partenaire de service.

3. Active les notifications et affectations automatiques avec les handlers de ticket ou les automatisations de service. (Voir la section en dessous)

Cette config donne à ton partenaire un accès complet au système et à toutes ses fonctions.
C’est beaucoup plus simple pour collaborer : les partenaires peuvent voir et gérer assets et tickets directement dans ToolSense, avec des fonctions intégrées comme timelines, commentaires et pièces jointes.

Ajouter le partenaire par e-mail (sans accès au système)

Si ton partenaire n’a pas besoin d’un accès complet à ToolSense mais doit recevoir les mises à jour des tickets de service :

1. Crée une équipe (par ex. « Kärcher Service Team »).

2. Ajoute leur adresse mail à l’équipe.

   

Une fois que tu as créé ton équipe, tu peux déjà les ajouter à tes tickets – soit manuellement, soit automatiquement.

1. Attribution manuelle

Le cas le plus fréquent : ajoute l’équipe partenaire de service à un ticket au fur et à mesure de l’avancement.

2. Attribution automatique

Pour automatiser l’attribution des tickets, tu peux soit ajouter le partenaire de service aux types d’actifs correspondants, soit à un service spécifique.

Automatisation par type d’actif

1. Va sur les types d’actifs que tu veux et ajoute ton partenaire de service dans le champ prévu.

   

2. Pour finir, ajuste l’automatisation de l’assigné du service pour qu’ils soient prévenus automatiquement.

   

Et après :

• Ils recevront des notifications par e-mail quand des tickets sont créés, avec les infos de l’actif et du souci.

• Ils peuvent répondre par e-mail, et leurs messages apparaîtront direct dans le fil de ticket ToolSense (même les pièces jointes).

C’est parfait pour les partenaires qui préfèrent les flux d’emails mais qui ont quand même besoin de voir ce qu’il se passe avec les tickets.

Besoin d’aide ?

Tu ne sais pas quelle config choisir pour ton cas ? Ou tu veux activer des restrictions d’accès selon la marque ?
Contacte ToolSense Support ou ton Customer Success Manager – on est là pour toi.