ToolSense Service Management hilft dir, servicebezogene Prozesse in deinem Unternehmen zu digitalisieren und zu standardisieren. Egal ob du den Lebenszyklus von Assets verwaltest, Wartungsanfragen einreichst oder wiederkehrende Aufgaben dokumentierst, ToolSense bietet eine klare und konsistente Struktur durch Services, Formulare, Abläufe und Tickets.
Dieser Artikel gibt dir einen Überblick darüber, wie die zentralen Komponenten - Tickets, Services, Servicepakete und Formulare - zusammenarbeiten, um deine Abläufe zu optimieren, Workflows zu automatisieren und eine konsistente Serviceerfahrung für deine Nutzer zu gewährleisten.
Formulare sind die digitale Darstellung deiner Papierformulare oder manuellen Prozesse. Sie sorgen für eine strukturierte Sammlung von Informationen und führen die Nutzer durch den Anfrageprozess.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Formulare zu erstellen:
Prozeduren sind ein internes Tool von ToolSense, mit dem du individuelle Formulare erstellen kannst. Sie bieten Flexibilität bei der Strukturierung von Aufgaben und ermöglichen es dir, spezifische Schritte zu definieren, Daten zu erfassen und sicherzustellen, dass Aufgaben konsequent – und sogar automatisch – ausgeführt werden.
Du kannst Prozeduren für unterschiedliche Zwecke erstellen:
Nicht-spezifische Services
Nicht an bestimmte Assets oder Objekte gebunden. Diese sind nur über die Seite "Ticket erstellen" (Web) und die Seite "Services" (Mobile App) verfügbar. Sie werden nicht in den Übersichten von Assets oder Objekte angezeigt.
Asset-Checks
Können über Regel-Einstellungen mit einem Check verknüpft werden, um strukturierte Inspektions- oder Verifizierungs-Workflows zu erstellen.
Services für Assets
Regulär: Diese Services (z. B. Asset-Umzug) erscheinen in der Asset-Übersicht sowie auf der „Ticket erstellen“-Seite (Web) und der „Services“-Seite (Mobile App).
QR Landing: Diese Services sind über einen öffentlichen QR-Code-Link für nicht eingeloggte Nutzer:innen verfügbar. Typische Anwendungsfälle sind z. B. Problem melden oder Asset anfordern.
Services für Objekte
Regulär: Diese Services erscheinen auf der „Ticket erstellen“-Seite (Web) und der „Services“-Seite (Mobile App).
Um sie zusätzlich in der Objekt-Übersicht verfügbar zu machen, weise das entsprechende Service-Paket dem Objekt über die Objekt-Bearbeiten-Ansicht zu.
QR Landing: Diese Services sind über einen öffentlichen QR-Code-Link für nicht eingeloggte Nutzer:innen verfügbar. Typische Anwendungsfälle sind z. B. Problem melden, Reinigungsbewertungen.
Um mehr darüber zu erfahren, wie man Prozeduren erstellt, sieh dir die Artikel unten an.
Wie man ein Verfahren mit dem Verfahrens-Builder erstellt
Ein Leitfaden, wie du dein eigenes Verfahren mit dem Verfahrens-Builder in ToolSense erstellst
⚙️ Ticket-Automatisierungen (via Procedure Builder)
Diese Anleitung erklärt, wie Ticket-Automatisierungen in ToolSense verwendet werden, um das Ticketmanagement zu optimieren, einschließlich der automatischen Aktualisierung von Asset-Status und Ticketeigenschaften direkt über Verfahrensformulare.
Um zu lernen, wie man eine Prozedur zu einem Servicepaket hinzufügt und diese dann Typen, Kategorien, Gruppen oder Teams zuweist, lies den unten stehenden Artikel.
Wie man Services hinzufügt und konfiguriert
Verwalte Formulare und Automatisierungen deiner Services
Jotforms sind vorgefertigte Formulare, die von ToolSense bereitgestellt werden. Diese Standardformulare sind bei der Kontoerstellung enthalten und ideal für häufige Serviceanfragen. Solltest du ein Formular benötigen, das nicht über Prozeduren erstellt werden kann, kontaktiere deinen Customer Success Manager (CSM) oder unserem Support-Team.
Im Grunde erfüllen sowohl Jotforms als auch Prozeduren denselben Zweck: Sie sammeln Nutzereingaben für Services. Prozeduren bieten jedoch mehr Anpassungsmöglichkeiten und Flexibilität für diejenigen, die maßgeschneiderte Lösungen direkt in der ToolSense-Plattform suchen.
Services repräsentieren die verschiedenen Arten von Aktionen oder Aufgaben, die Nutzer anfordern, wie z. B. Übergaben von Assets, Problemberichte, Wartungsüberprüfungen, usw. Jeder Service entspricht einem bestimmten Anfragetyp oder Ticket. Ein Service ist immer mit einem Formular verbunden. Zum Beispiel könnte ein Service wie „Wartungsüberprüfung von Assets“ ein Formular haben, das Details über das Asset, seinen Zustand und mögliche Probleme sammelt. Services erlauben es dir außerdem, Zuweisungs-Automationen zu verwalten, die Workflows vereinfachen, z. B. durch automatisches Zuweisen von Aufgaben an bestimmte Teammitglieder und Auslösen von Benachrichtigungen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Um mehr darüber zu erfahren, wie man Services erstellt und deren Zuweisungsautomationen verwaltet, sieh dir die Artikel unten an:
How To Add and Configure Services
Manage Forms and Automations of your Services
Servicepakete sind Gruppen verwandter Services, die zusammengefasst werden, um bestimmte Bedürfnisse abzudecken. Anstatt jeden Service einzeln aufzulisten, ermöglicht ein Servicepaket das Verwalten mehrerer Services in einer Sammlung. Zum Beispiel könnte ein „Wartungs-Paket“ Services für Routineüberprüfungen, Fehlerbehebungen und Reparaturen für verschiedene Assettypen beinhalten. Servicepakete helfen, die Sichtbarkeit zu steuern und stellen sicher, dass nur relevante Services den Nutzern basierend auf Kriterien wie Assettyp oder Nutzergruppe angezeigt werden.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Servicepakete konfiguriert werden, lies den unten stehenden Artikel.
How To Configure Service Packages
Manage the Visibility of your Services by Creating and Assigning Service Packages
Tickets stehen für tatsächliche Serviceanfragen, die von Nutzern übermittelt werden, und verfolgen den Lebenszyklus einer Anfrage von der Erstellung bis zur Fertigstellung. Jedes Ticket ist an einen spezifischen Service gebunden und dient als Dokumentation der Anfrage, inklusive der Maßnahmen, die während des Lösungsprozesses ergriffen wurden. Tickets sind in einer eigenen Ansicht sichtbar und ermöglichen eine klare Übersicht über alle aktiven und abgeschlossenen Anfragen.
Häufige Anwendungsfälle für Tickets sind:
Reparaturanfragen - Ein Problem melden, wenn eine Maschine nicht funktioniert oder überprüft werden muss.
Vorbeugende Wartung - Regelmäßige Servicechecks planen, um Ausfälle zu verhindern.
Compliance-Aufgaben - Audits, Sicherheitsinspektionen oder Zertifikatserneuerungen nachverfolgen.
Arbeitskoordination - Aufgaben an Techniker oder andere Teammitglieder zuweisen und den
Fortschritt überwachen.|
Tickets verfolgen die gesamte Serviceanfrage, von der ersten Formularübermittlung bis zur Lösung.
Formulare sind mit Services verknüpft und stellen sicher, dass Nutzer die notwendigen Informationen einreichen, um ein Ticket zu erstellen.
Services sind die Aktionen oder Aufgaben, die Nutzer anfordern, und Servicepakete bündeln verwandte Services, um Workflows zu vereinfachen und zu automatisieren.
Zu verstehen, wie Tickets, Services, Servicepakete und Prozeduren zusammenarbeiten, ist essenziell für ein effektives Management von Serviceanfragen. Mit diesen Tools kannst du den Umgang mit Anfragen optimieren, Workflows automatisieren und sicherstellen, dass Nutzer die richtigen Services zur richtigen Zeit erhalten.
